// thay = width tương ứng
// thay = height tương ứng
Đặt quà tặng doanh nghiệp thường là áp lực vô hình đối với người phụ trách: từ việc cân đối ngân sách, chọn mẫu mã, cho đến nỗi lo trễ hạn sự kiện hay in sai màu nhận diện thương hiệu. Một sai sót nhỏ trong khâu gia công cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh của cả công ty. Hiểu rõ quy trình đặt quà tặng quảng cáo chuyên nghiệp sẽ giúp bạn nắm thế chủ động, kiểm soát tiến độ, tối ưu ngân sách và loại bỏ hoàn toàn các rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất.
Tổng quan: Quy trình đặt quà tặng quảng cáo mất bao lâu và chi phí thế nào?
Trước khi bắt tay vào triển khai, hai câu hỏi lớn nhất mà các phòng ban cần giải trình với cấp trên là: "Bao giờ có hàng?" và "Hết bao nhiêu tiền?". Việc nắm rõ các mốc thời gian và khoảng giá trung bình trên thị trường sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch một cách thực tế và an toàn nhất.
Mốc thời gian đặt quà chuẩn bị cho từng trường hợp
Mốc thời gian chuẩn bị đơn hàng quà tặng giúp doanh nghiệp chủ động tiến độ
Thời gian sản xuất quà tặng phụ thuộc rất lớn vào tính sẵn có của nguồn hàng và độ phức tạp trong khâu gia công. Dưới đây là bảng timeline chi tiết giúp bạn ước tính thời gian triển khai:
- Hàng có sẵn, in logo cơ bản: 7 - 15 ngày. (Thích hợp cho các sự kiện nhỏ, hội thảo gấp).
- Hàng sản xuất theo yêu cầu, thiết kế riêng, số lượng lớn: 15 - 30 ngày. (Cần thời gian đúc khuôn, may mẫu hoặc nhập khẩu).
- Đơn hàng gấp sự kiện: 3 - 7 ngày. (Phụ thuộc hoàn toàn vào năng lực kho vận và xưởng in của nhà cung cấp).
Lưu ý quan trọng: Vào các mùa cao điểm như Tết Dương lịch hay Tết Nguyên đán, các xưởng sản xuất thường rơi vào tình trạng quá tải. Doanh nghiệp cần chủ động kích hoạt quy trình đặt quà tặng quảng cáo sớm hơn thông thường từ 2- 3 tuần để tránh rủi ro trễ hạn.
Mức giá tham khảo quà tặng quảng cáo theo ngân sách
Mức giá quà tặng doanh nghiệp rất đa dạng, kéo dài từ các vật phẩm nhỏ gọn cho đến các set quà tặng VIP sang trọng. Bạn có thể tham khảo các khoảng giá phổ biến sau:
- Quà tặng đại trà (10.000 - 80.000đ/món): Bút bi, móc khóa, quạt nhựa, túi vải canvas, sổ tay đơn giản. Phù hợp cho sự kiện đông người, chạy khuyến mại độ phủ rộng.
- Quà tặng phổ thông (80.000 - 300.000đ/món): Bình giữ nhiệt, sổ tay bìa da cao cấp, bút kim loại. Thích hợp tặng nhân viên, hội thảo B2B.
- Quà tặng công nghệ (150.000 - 1.500.000đ/món): Sạc dự phòng, USB, loa bluetooth mini, tai nghe. Dành cho khách hàng trẻ, sự kiện công nghệ, quà tặng đối tác.
- Giftset cao cấp (150.000 - trên 2.000.000đ/set): Set quà phối hợp nhiều món (Combo Bình giữ nhiệt + Sổ + Bút + Sạc), quà tặng thiết kế riêng cho khách hàng VIP.
Tip tối ưu giá: Trong ngành sản xuất quà tặng, số lượng ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành. Mức tối ưu chi phí khuôn in & gia công là khi đặt số lượng từ 500 - 1.000 sản phẩm trở lên.
>>>XEM THÊM: Quà tặng quảng cáo giá rẻ: Giải pháp cung cấp trọn gói iGIFT
Quy trình đặt quà tặng quảng cáo chuẩn 6 bước chuyên nghiệp
Để biến một ý tưởng sơ khai thành hàng ngàn món quà tặng hoàn chỉnh trao tận tay khách hàng, doanh nghiệp cần tuân thủ một chuỗi thao tác mạch lạc. Áp dụng chuẩn xác quy trình đặt quà tặng quảng cáo 6 bước dưới đây sẽ giúp bạn kiểm soát chặt chẽ từng khâu, hạn chế tối đa rủi ro phát sinh.
Sơ đồ quy trình đặt quà tặng quảng cáo chuyên nghiệp 6 bước dành cho doanh nghiệp
Bước 1: Xác định mục tiêu, đối tượng nhận và ngân sách
Một sai lầm phổ biến của nhiều người là chọn ngay món quà mình thích rồi mới tìm cách chia ngân sách. Hãy bắt đầu từ mục tiêu chiến dịch (tăng nhận diện, tri ân hay kích cầu doanh số), xác định chính xác ai là người nhận và số lượng cụ thể, từ đó mới tính toán ra ngân sách trần cho mỗi đơn vị quà tặng.
Lỗi thường gặp: Chọn món trước rồi chia ngân sách thường dẫn đến tình trạng thiếu hụt quà tặng hoặc phải hạ chất lượng sản phẩm vào phút cuối để bù chi phí.
Bước 2: Nhận tư vấn và chọn sản phẩm
Sau khi có yêu cầu cơ bản, nhà cung cấp sẽ đề xuất danh mục phù hợp. Bạn cần cân nhắc giữa hàng phổ thông (mang lại độ phủ thương hiệu cao) và hàng cao cấp (mang lại giá trị cảm nhận cao cho người nhận).
Nên yêu cầu đơn vị cung cấp đưa ra 3 phương án ở 3 mức ngân sách khác nhau để trình ban lãnh đạo dễ dàng so sánh. Đừng quên hỏi rõ: Số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ), thời gian sản xuất, chi phí làm khuôn in và chính sách giá khi phát sinh tăng thêm 20–30% số lượng.
Bước 3: Thiết kế và duyệt mockup
Đây là bước quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình đặt quà tặng quảng cáo nhằm tránh rủi ro hư hỏng hay sai sót hàng loạt về màu sắc, vị trí logo. Đội ngũ thiết kế sẽ phối cảnh logo, slogan lên sản phẩm dưới dạng bản vẽ 2D/3D (mockup).
Để bước này diễn ra nhanh chóng, doanh nghiệp nên chỉ định duy nhất một người có thẩm quyền đứng ra duyệt cuối và bắt buộc phải duyệt bằng văn bản/email chính thức để làm căn cứ đối chiếu
Bước 4: Chốt báo giá, ký hợp đồng và sản xuất
Khi bản mockup được thông qua, hai bên tiến hành thống nhất lại số lượng, giá cả, quy cách đóng gói, tiến độ giao hàng và điều khoản thanh toán. Tùy thuộc vào chất liệu sản phẩm, các kỹ thuật in ấn phù hợp sẽ được lựa chọn:
- In UV: Phù hợp với bề mặt phẳng, đa dạng chất liệu (nhựa, thủy tinh, kim loại), màu sắc tươi sáng.
- In lụa (In lưới): Tối ưu chi phí cho đơn hàng số lượng lớn trên vải, giấy, nhựa.
- Khắc Laser: Thích hợp cho bề mặt kim loại, gỗ, da; tạo độ bền vĩnh cửu và sự sang trọng.
- Ép kim/Ép nhiệt: Hoàn hảo cho sổ da, hộp giấy cao cấp, mang lại vẻ ngoài đẳng cấp.
Bước 5: Kiểm tra chất lượng (QC) và duyệt mẫu thật
Trước khi bấm máy chạy toàn bộ đơn hàng, xưởng sẽ làm ra mẫu sản phẩm thực tế (Sample). Bộ phận QC cần kiểm tra kỹ độ sắc nét của logo, độ đồng đều màu sắc so với bản thiết kế và độ bền của chi tiết gia công. Đối với các đơn hàng số lượng lớn, bạn nên yêu cầu kiểm tra theo lô và nhận ảnh/video quay cận cảnh sản phẩm thực tế trước khi xuất xưởng.
Bước 6: Đóng gói và giao hàng
Sản phẩm sau khi kiểm định đạt chuẩn sẽ được đóng gói theo đúng quy cách đã chốt (hộp quà âm dương, túi giấy, set quà đồng bộ). Đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành giao hàng đến địa điểm đã thỏa thuận. Khi nhận hàng, đại diện doanh nghiệp tiến hành kiểm đếm số lượng, ký biên bản bàn giao và nhận hóa đơn VAT.
Chưa biết nên chọn sản phẩm nào cho ngân sách của bạn? Nhận tư vấn và báo giá 3 phương án từ iGIFT.
Quy trình đặt quà tặng ở doanh nghiệp lớn khác gì?
Các bước cơ bản vẫn giống nhau, nhưng quy trình đặt quà tặng quảng cáo ở doanh nghiệp lớn phức tạp hơn nhiều vì quy mô đơn hàng và số bên liên quan. Có bốn điểm khác biệt đáng lưu ý.
Doanh nghiệp lớn cần thêm các khâu duyệt nội bộ và kiểm soát nhận diện thương hiệu chặt chẽ hơn
Nhiều bên cùng tham gia quyết định
Không chỉ dừng lại ở một cá nhân phụ trách, quy trình mua hàng tại doanh nghiệp lớn đòi hỏi sự tham gia của nhiều phòng ban: Marketing chọn ý tưởng, Procurement đàm phán giá, Pháp chế soát hợp đồng và Kế toán kiểm tra hóa đơn. Chỉ cần thiếu chữ ký của một bên, toàn bộ tiến độ có thể bị gián đoạn.
Yêu cầu tuân thủ nhận diện thương hiệu
Doanh nghiệp lớn sở hữu bộ Cẩm nang nhận diện thương hiệu (Brand Guidelines) vô cùng khắt khe. Logo khi in lên quà tặng phải chính xác từng mã màu Pantone, chuẩn tỷ lệ kích thước và tuân thủ khoảng trống bảo vệ. Hầu hết các mẫu demo đều phải trải qua bước kiểm duyệt nghiêm ngặt từ Brand team trước khi đưa vào sản xuất.
Giao hàng phân tán và danh sách người nhận riêng
Quà tặng không chỉ giao về một kho duy nhất mà thường phân tán đi khắp các chi nhánh, nhà máy, văn phòng đại diện trên toàn quốc. Đôi khi, mỗi hộp quà còn phải dán nhãn tên, địa chỉ kèm thiệp chúc mừng riêng cho từng đối tác VIP theo danh sách có sẵn.
Cộng thêm thời gian duyệt nội bộ
Do có nhiều cấp phê duyệt, thời gian triển khai thực tế luôn bị kéo dài. Thông thường, doanh nghiệp lớn cần cộng thêm từ 1 - 2 tuần cho khâu duyệt hợp đồng, pháp lý và 3 - 5 ngày cho bước duyệt mẫu in thực tế so với thời gian sản xuất tiêu chuẩn.
Quy trình đặt quà tặng quảng cáo tại iGIFT: giải pháp trọn gói từ tư vấn đến giao hàng
Thấu hiểu những khó khăn và áp lực về tiến độ mà các doanh nghiệp thường gặp phải, iGIFT Market xây dựng mô hình cung ứng dịch vụ trọn gói. Chúng tôi đồng hành cùng khách hàng trong từng mắt xích của quy trình đặt quà tặng quảng cáo, mang đến trải nghiệm minh bạch, nhanh chóng và tối ưu chi phí tối đa:
- Tư vấn ý tưởng & Giải pháp ngân sách: Đội ngũ tư vấn iGIFT tiếp nhận Brief, nhanh chóng đề xuất phương án quà tặng tối ưu nhất theo đúng mục tiêu chiến dịch và ngân sách của khách hàng.
- Thiết kế Mockup: Hỗ trợ lên bản vẽ thiết kế 2D/3D trực quan, căn chỉnh logo đúng chuẩn Brand Guidelines của doanh nghiệp.
- In ấn & Sản xuất mẫu: Sở hữu xưởng in hiện đại, iGIFT hỗ trợ sản xuất mẫu thực tế để khách hàng duyệt chất lượng trước khi bấm máy sản xuất hàng loạt.
- Kiểm soát chất lượng: Áp dụng quy trình kiểm định chất lượng từng sản phẩm về độ nét logo, chuẩn màu sắc và chức năng hoạt động trước khi chuyển sang khâu đóng gói.
- Đóng gói thành phẩm theo yêu cầu: Cung cấp giải pháp đóng gói toàn diện từ hộp quà cao cấp, túi giấy, dán nhãn thông tin cá nhân hóa cho từng người nhận.
- Giao hàng đa điểm & Thủ tục B2B minh bạch: Hỗ trợ giao hàng tận nơi toàn quốc, phân loại theo danh sách chi nhánh, đi kèm đầy đủ hợp đồng pháp lý, biên bản bàn giao và hóa đơn VAT hợp lệ.
Việc xây dựng và tuân thủ một quy trình đặt quà tặng quảng cáo bài bản chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp làm chủ thời gian, tối ưu hóa ngân sách và mang lại những sản phẩm quà tặng chất lượng nhất. Từ việc xác định đúng mục tiêu ban đầu cho đến khâu nghiệm thu, đóng gói cuối cùng, sự tỉ mỉ ở từng bước sẽ tạo nên sự thành công cho toàn bộ chiến dịch Marketing của bạn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quà tặng doanh nghiệp trọn gói, uy tín và đảm bảo chuẩn tiến độ, hãy liên hệ ngay với iGIFT Market để được hỗ trợ tư vấn tận tình!
